不動産取引における電子契約とは？全面解禁後のメリットや手順を徹底解説

こんにちは。「レリーズ」編集部です。

2023年現在、日本のビジネスシーンでホットトピックとなっている「電子契約」ですが、不動産業界においてもそれは例外ではありません。従来は紙の書類で行っていた契約関連の手続きを、電子書類に置き換えられる電子契約を導入すれば、不動産会社・エンドユーザー双方は多くの恩恵を受けられます。

本稿では、不動産取引における電子契約の概要に加え、不動産取引において導入するメリットなどを解説します。電子契約導入を検討されている不動産会社さまは、ぜひ参考にしてください。

電子契約とは

前述したように、電子契約は紙の契約書で行っていた手続きを電子化した取引方法です。電子契約を導入すれば、「電磁的記録（電子データ）」によって契約書を取り交わすことによって非対面での契約手続きが可能になります。

大幅な業務効率化にも繋がり得る電子契約は、昨今の日本のビジネスシーンにおいて関心を集めており、導入する企業も増えています。

実際に、矢野経済研究所が2020年に発表した調査内容によると、電子契約市場は2019年から2024年にかけて4倍近い264億円規模に成長するとのことです。

出典：矢野研究所「電子契約サービス市場に関する調査を実施（2020年）」

宅地建物取引業法の改正で2022年5月から全面解禁

借地借家法・宅地建物取引業法等を含む48の法律を対象に、「書面化義務の緩和」「押印義務の廃止」などを認めるデジタル改革関連法が2021年9月に施行されました。

このデジタル改革関連法では、宅地建物取引業法の改正も含まれており、この施行を受けて2022年5月18日に宅地建物取引業法の改正により不動産取引における重要事項説明書・契約の電子交付が可能になっています。

電子契約と紙の書面との違い

電子契約を導入したとしても、契約締結に至るまでの全体フローは紙の書面のときから大きく変わりません。

ただし、以下のような特徴から全体的なスリム化が可能です。

紙の書面での契約では「PCで書類作成→印刷→郵送」と細々していた業務が発生していました。しかし、電子契約導入後は、タブレット上ですべてを完結できるようになります。

これにより、リソースにも余裕ができますので、エンドユーザーとのやり取り・問い合わせ対応など、より顧客満足度を高めるための取り組みに注力できるでしょう。

「電子契約 ＝ 非対面契約」ではない

電子契約はしばしば誤解されるケースがあるが、必ずしも非対面で行うものではありません。

電子契約は、契約文書を電子的に作成、保存、送受信する「方法そのもの」。紙の文書に代わる、契約の内容や合意証明の手段なのです。

一方で、非対面契約は、契約当事者同士が物理的に同じ場所にいない状態で契約を締結する方法を指します。電子契約を使えば、タブレットを使って非対面で契約締結を行えます。しかし、それはあくまで「選択肢の1つ」に過ぎません。

大切なのは「対面、非対面どちらでも対応可能です」とエンドユーザーに提示し、ニーズに即した提案を行うことです。

なお、レリーズ電子契約を用いた非対面契約の事例については、以下の記事もご参照ください。

関連記事：「東京⇆岡山」の遠方契約を“現地にいながら”実現。ワークフローが大幅に改善

不動産取引で電子化できる契約の種類

電子契約では、PDFファイルといった電子データを用いて契約書を作成します。

不動産取引では、借地借家法によって以下の契約手続きに書面化義務が課せられています。

• 一般定期借地借契約
• 事業用定期借地契約（公正証書のみ可）
• 定期建物賃貸借契約、定期建物賃貸借契約説明書面
• 取壊し予定の建物の賃貸借における取壊しと同時に賃貸借が終わる旨の特約

2022年に行われたの宅建業法の改正では、上記の内、事業用定期借地契約以外の書面について電子契約の導入が認められました。

一方で、事業用定期借地契約については、変わらず公正証書での締結が求められる点には留意が必要です(※2023年8月現在)。

なお、紙の書類における「署名・押印」の代わりとして、電子契約では「電子署名」が用いられます。電子署名は電子証明書によって本人性が、タイムスタンプによって非改ざん性が担保されているため、完全オンラインでの契約締結が可能なのです。

不動産売買で電子化できる書類

前述の法改正により、2023年現在は以下の書類を電子化できるようになりました。

これにより、電子契約を使った不動産売買取引では業務フローにかかる負担を大幅に軽減できるようになっています。

書類をデータベースで管理することで、自社が取り扱う契約書を一元的に管理することも可能です。

関連記事：不動産売買の電子契約化で何が変わる？電子化できる書類やメリットを紹介

電子契約締結時の領収書はどうする？

電子契約を利用する場合は、取引が完了した際に不動産会社側が電子の領収書を生成し、エンドユーザーにメールや専用のストレージなどを通じて提供できます。

利用する電子契約システムによって仕様は異なるものの、サービス次第では締結時に書類セットに混ぜる。あるいは、領収書のみ個別に送付することが可能です。

不動産取引で電子契約を導入するメリット

電子契約を不動産取引で導入するメリットとしては、大きくは以下の3つが挙げられます。

• 印紙税が不要になる
• ワークフローがスピーディになる
• 紙の書類を管理する手間とコストが省かれる
• 不動産DXに繋がる

次項より、個別にみていきましょう。

印紙税が不要になる

前述のとおり、電子契約には、収入印紙を貼る必要がなくなるため、その分支出を抑えられます。

不動産取引で印紙税を収めるために購入する印紙税は、契約金額に応じて金額が変わり、例えば契約金額5,000万〜1億円なら6万円の支出が求められます。取引回数が多く、年に何度も印紙税が課税される不動産会社にとっては、悩ましい問題のひとつであったはずです。

印紙代が不要になる点は、エンドユーザー側にとっても魅力的に映ります。当社（GOGEN株式会社）が独自に行なったアンケート調査によると、59％のエンドユーザーが印紙代が不要だということを知っていて、不動産売買契約における電子契約に対し、積極的になっていると判明しました。

これはつまり、不動産取引における電子契約の導入は、エンドユーザーに対するアピールポイントになると捉えられます。

ワークフローがスピーディになる

電子契約を導入すれば、取引相手に関連書類を即時送付できるようになりますので、ワークフロー全体における時間的コストの削減につながります。

従来の紙の契約書類を用いた取引は、相手側への送付が必要となるため、契約締結までにどうしても時間がかかってしまいます。さらに「契約書類の印刷・製本」「署名・押印」「送付のための頭紙の作成」なども必要です。

しかし、電子契約を導入すれば、これらの業務がなくなり、スムーズに契約締結できるようになるため、業務効率化につながります。リモートでの対応も容易となりますので、感染症対策の強化や、社内でのフレックスタイム制推進の後押しにもなるでしょう。

紙の書類を管理する手間とコストが省かれる

押印された契約書や重要事項説明書などは、自社で一定期間保管をしておかなければなりません。しかし、電子契約なら、デジタル媒体で書類を管理できますので、場所を取らず、保管用のキャビネットや倉庫が不要になります。

さらに、電子契約システムの管理画面で必要書類を検索すれば、契約情報が簡単に確認できるようにもなるため、たとえば「倉庫から契約書を探し出す」といった手間は発生しなくなり、管理する負担を大幅に削減できます。

紙の書類から電子データへの置き換えは、紛失リスクがなくなったり、セキュリティ強化に繋がる点もメリットのひとつです。

不動産DXに繋がる

電子契約の導入は、不動産DX（デジタル・トランスフォーメーション）の推進にも繋がります。DXとは、「テクノロジーを用いて企業の事業活動をより良くする」こと。

2023年現在は、大手を筆頭に不動産DXに向けた取り組みが推進されており、業界内でも徐々にデジタルシフトの機運が高まっています。

不動産テック企業7社と不動産テック協会が実施した調査を参照すると、2021年から2022年にかけて、DXに対してポジティブな意見を持つようになった不動産会社は増加しているとわかります。

引用：PR Times「2022年、不動産DX『推進すべきだと思う』が98.4%　「DXの効果を実感」は70.7％、最も導入を検討されているのは『電子契約システム』」

不動産DXについては、下記の記事で詳しく解説しています。こちらも合わせてご参照ください。

関連記事：不動産業界でDXは実現できるのか？取り組みのメリットと課題についての論考

不動産取引で電子契約を導入するデメリット

不動産取引における電子契約導入のメリットは多くある一方で、導入にあたっては以下のような点にも留意が必要です。

• 社内規定の見直しが求められる
• 紙の契約と併用しなければならない
• セキュリティが強固なシステムを導入する必要がある
• 住宅ローン申請において金融機関との連携が必要

以下より、個別に解説します。

ワークフローの見直しが必要

電子契約の導入には新たな体制に移行するに当たっての社内外からの認証を取り付ける必要があります。

電子契約の導入では、従来のワークのワークフローからの転換が求められます。それにあたって、システムの使い方に関する社内教育や、電子契約の運用体制の構築といった社内視点での取り組みが必要です。

さらに、それに伴って既存顧客をはじめとした社外のステークホルダーの理解も得なければならないでしょう。

導入後は紙の契約との併用が必要

2022年現在は、不動産取引に関する書面すべての電子契約化が認められたわけではありません。改正後も電子化が認められていない締結・交付が認められていない書類については、引き続き紙の書類を使用する必要があります。

さらに、電子契約導入後も「紙の書類の方がいい」と考えるエンドユーザーがいる可能性を踏まえると、手間はかかるものの、電子契約に完全移行するのではなく「紙と電子」の両利きの運用体制が求められるでしょう。

セキュリティが強固なシステムを選定する必要がある

電子契約では「電子署名」がクラウド上で行われ、双方の合意記録としてクラウド上のファイルに埋め込まれる仕組みです。

電子契約を運用した場合に発生するセキュリティ的なリスクとしては、「内容の改ざん」「データベースの情報漏えい」が起こり得ます。

電子契約を導入する場合、大前提として、どのようなセキュリティ対策が施されているのかについての資料が揃っているサービスを選定する必要があります。

電子契約の提供企業側でウイルス感染やサイバー攻撃に対処するのが大前提ではありますが、最新のサイバー攻撃に対応する体制があるのかどうかについても、商談時などに確認しておきましょう。

関連記事：電子契約ってセキュリティ的に実際どうなの？強固なシステムの選定ポイントを紹介
関連記事：電子契約の安全性はどのくらい？不動産取引に導入するための必要知識
関連記事：電子契約に潜むリスクについて論考｜本当に使って大丈夫？

住宅ローン申請において金融機関との連携が必要

不動産の売買取引においては、住宅ローン申請の際に電子契約での契約書が有効か確認しなければなりません。

なお、レリーズの電子署名は国内シェアNo.1の「クラウドサイン」と、金融機関との結びつきが強い「SMBCクラウドサイン」を利用しています。そのため、金融機関からの信用度が高く、住宅ローンでの利用も問題ないとの回答を導入企業さまからも得られています。

ただし、電子契約システムによっては金融機関が求める提出規定やセキュリティが満たされていない場合があるため、実際のところは各契約ごとに確認が求められるでしょう。

不動産電子契約に関わる法律

ここからは、不動産売買取引で電子契約を採用することを見据え、把握しておいた方がよい法律についてみていきましょう。

デジタル改革関連法

2021年9月に施行されたデジタル改革関連法は、行政のデジタル化、特に地方自治体のシステム統合を促進する目的で制定されました。

この改定の目的は国民や企業の利益を高めることにあり、結果として不動産業界においても電子契約が全面的に解禁されています。さらに、マイナンバーカードの普及や、マイナンバーと預貯金口座のリンク化、書面や押印の省略といった取り組みも進行中です。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、1998年に初めて制定され、以来、デジタル技術の発展に伴って何度も改訂されてきました。

電子帳簿保存法では、電子契約における書類の詳細な基準を規定。当初、税務書類や請求書などの文書の電子化のみが認められていましたが、デジタル改革関連法の施行に伴い、不動産取引文書も電子化が許可されるようになりました。

関連記事：電子帳簿保存法の運用で不動産会社が踏まえておくべきポイントとは？

宅建業法

宅建業法の改正はデジタル改革関連法の一部として、2022年5月に宅建業法も改正されました。特に注目すべきポイントは、民間手続きでの電子文書の許可と、押印の必要性の削除です。

国土交通省は不動産会社が電子契約を運用するにあたって必要な「重要事項説明書等の電磁的方法による提供及びＩＴを活用した重要事項説明実施マニュアル」も公開しています。

不動産売買取引で電子契約を用いる場合は、遵守することが必須ともいえる内容ですので、しっかりと把握しておきましょう。

関連記事：宅建業法改正のポイント｜電子契約の解禁で不動産取引はどう変わる？

その他

そのほかにも、以下のような法律を把握し、遵守しておかなければなりません。

• 電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法） 　
• IT書面一括法
• e-文書法
• 印紙税法
• 民法

上記について、詳しくは下記の記事で解説していますので、合わせてご参照ください。

関連記事：不動産取引に電子契約を導入する際に踏まえておくべき法律について解説

不動産売買取引における電子契約の流れ

不動産売買取引において電子契約を導入した場合、契約手続きは以下の手順で進みます。

• Step1.重要事項説明・IT重説の実施
• Step2.電子化された重要事項説明書の交付
• Step3.契約締結

次項より、個別に解説します。

Step1.重要事項説明・IT重説の実施

電子契約では、契約当日はまずは従来行っていた重要事項説明に代わり、IT重説を行います。IT重説とは、不動産契約における重要事項説明を、パソコンやタブレットなどのデジタルデバイスを使って行う手法。

IT重説の実施にあたって、事前登録などは不要で、実施環境や体制を構築することで取引スピードのアップに繋がります。

関連記事：IT重説とは？不動産取引で導入するメリットを解説

Step2.電子化された重要事項説明書の交付

次に、電子化された重要事項説明書を交付し、相手方に説明を行います。なお、電子で重要事項説明書を使用する場合、重説や関連書類の提供に電磁的方法を用いることについて、相手方の承諾を得るのが大前提です。

詳しくは、下記の記事で解説していますので、合わせてご参照ください。

関連記事：不動産取引で電子化した「重要事項説明書」を用いた電子契約を行うためのチェックポイント

Step3.契約締結

重要事項説明書の内容を確認し、相手方が受け入れた後、実際の契約締結の手続きに進みます。この段階では、売り手・買い手・不動産業者間で、正式な電子契約書が交わされます。

この電子契約書には、双方の電子署名が行われると、電子契約を用いた売買取引は「成立」となります。

なお、実際にレリーズ電子契約を使用した契約手続きでは、この一連の手順が3分で終わることも珍しくありません。

不動産電子契約をサポート！日本初の不動産売買に特化した「レリーズ電子契約」

「レリーズ電子契約」は、不動産売買に特化した電子契約システムで、従来の電子契約システムで可能な機能はそのままに、より不動産売買実務における使い勝手を追求したサービスです。

レリーズは、日本で初めて不動産電子契約を提供した「不動産売買特化型の電子契約」として、メディアに取り上げられた実績もあるサービスです。

特徴①：かんたん導入可能なシンプルさ　

レリーズは社内の担当部門だけでなく、現場のご担当者様にもスムーズにご利用いただけるシンプルなUIで設計されています。

属人性を廃したシステム設計により、レリーズを導入するだけで、紙の契約手続きを電子化できます。既に社内で使用されているCRMや業務フローに干渉することもありません。

レリーズでは「契約の事前確認→締結書類の受け渡し」までを含めて、専用ユーザー画面を使ったワンストップ対応が可能です。

不動産会社様だけでなく、エンドユーザーまで含めた不動産取引「安心感」「満足度」を向上させます。

関連記事：不動産取引で電子契約を導入するために必要なコストはどのくらい？

特徴②：国交省の規定マニュアルへの完全対応

当社のシステムは、国土交通省が定める「重要事項説明書等の電磁的方法による提供及びITを活用した重要事項説明実施マニュアル」に準拠しています。

自社での追加フローの設計は不要で、ヒューマンエラーを防ぎつつ、正確な取引を保証します。

特徴③：案件・物件ごとに紐付いた複数書類の管理機能

不動産契約においては、書類保管形式が需要ですが、汎用型電子契約サービスでは契約書単位の書類保管になってしまうリスクがあります。加えて、締結後の探し出しが紙契約よりも煩雑になってしまう可能性があるでしょう。

レリーズ電子契約では、​案件・物件ごとに紐づいた複数書類の管理機能がありますので、電子契約導入後も今と変わらない管理フローを実現します。

レリーズ電子契約の導入事例

ここからは、レリーズ電子契約の導入事例について、以下の2つを紹介します。

• 東京建物株式会社｜電子契約導入で「顧客体験向上 × 業務効率化」を目指す
• フジ住宅株式会社｜新規契約の9割以上を電子契約に移行

それぞれ個別に紹介します。

レリーズ電子契約で「顧客体験向上 × 業務効率化」を目指す東京建物株式会社の事例

新築分譲マンションシリーズ「Brillia」を展開する東京建物株式会社さまでは、DXの取り組みを強化する中、2023年3月に「レリーズ電子契約」を導入いただいています。

同社では年間約3,000本もの売買契約・覚書等を締結。その業務において、人的コストだけでなく、膨大な枚数に及ぶ紙や収入印紙代が大きなコストとして発生していました。

そこで、2023年3月にレリーズ電子契約を導入。関西を含め9つある営業グループそれぞれに一棟ずつ電子契約の対象物件を決め、運用をスタートしています。

デジタルを敬遠しがちなベテラン社員でもすぐに操作を覚えられ、導入におけるハードルの低さがコスト削減の取り組みを後押ししているとのことで、2023年内の完全移行を目指されています。

関連記事：年内の全物件電子契約移行を目指す。顧客体験向上と業務効率化を同時に実現

フジ住宅株式会社｜新規契約の9割以上を電子契約に移行

フジ住宅株式会社は、近畿エリアでの新築分譲住宅事業を展開する不動産会社で、顧客満足度NO.1を3年連続で受賞しています。2022年の法改正を機に「レリーズ電子契約」を導入しました。

この導入により、新築分譲住宅事業の新規契約の9割以上を電子契約に移行し、顧客の負担軽減と社内業務改善を実現しています。電子契約によって印紙代の削減、書類の簡素化、時間的コストの削減が達成され、顧客からの問い合わせも減少したとのこと。

フジ住宅では、レリーズの利用を分譲住宅事業に限らず、他部門にも拡大し、全社的な活用を計画しています。

関連記事：新規契約の9割以上を電子契約に移行、顧客満足度のさらなる向上へ

まとめ

電子契約を導入して、紙の書類で行っていた契約手続きを電子化すれば、印紙代が不要になったり、業務フローがスピーディになったりするというメリットがあります。電子契約は、不動産会社にとってだけでなく、エンドユーザー視点でも多くの恩恵がある契約手続きです。

不動産売買に特化した電子契約システム「レリーズ電子契約」は、不動産取引における対面での契約をそのまま「デジタルに置き換えるだけ」で導入できます。国交省の規定マニュアル、電子帳簿保存法に対応していますので、下記より、ぜひお問い合わせください。


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